Comment organiser l’activité dans un service paie avec un seul responsable paie

Vous êtes seul(e) à gérer un service paie en cabinet comptable? Travailler sur l’organisation du service vous amènera une plus grande souplesse dans la gestion de votre temps. Comme un joueur d’échecs, vous pouvez anticiper, construire votre organisation, identifier vos possibilités pour avoir une bonne vision des actions à mener lors des imprévus.

Nous verrons ensemble des outils qui vous permettront de sécuriser le service paie et d’acquérir plus de sérénité dans la gestion de votre travail, quand vous êtes seul(e) à gérer le service paie.

J’ai été moi-même responsable paie unique en entreprise et également sollicitée en tant que consultante pour des situations de crise dans des services de paie avec un seul responsable paie. Ces situations de crise arrivent autant en entreprise qu’en cabinet comptable avec un seul responsable paie.

Quelles sont les facteurs qui peuvent générer des situations de crises dans un service paie avec un seul responsable paie ?

Le départ en congés

Quand vous êtes le seul responsable d’un service paie, vous êtes presque obligé d’organiser votre départ en congés selon le rythme d’établissement des paies. Avant l'entrée en vigueur de la DSN, l’organisation qui convenait le plus était de prendre des congés en début du mois, une fois que la paie ait été faite.

Cela peut fonctionner encore quand vous êtes Responsable paie en entreprise, mais dans un cabinet comptable, vous devez également transmettre les DSN de tous les clients pour le 5 ou le 15 du mois suivant. Si cette tâche n’est pas suffisamment automatisée ou l’établissement des paies s’étend jusqu’au 5 ou 10 du mois suivant, impossible de prendre des congés avant le 15 du mois suivant. Nous verrons quelles sont les solutions en fonction de votre situation.

L'absence imprévue prolongée

L’absence imprévue prolongée est la situation de crise la plus redoutée. Les dirigeants ont conscience de ce risque mais ne savent pas exactement comment le maîtriser.

Quand le responsable paie tombe malade en pleine période de paie et s’absente pendant 2 semaines jusqu’à un mois, il faut vite trouver une solution. Payer un acompte peut être une solution de secours, mais il faut aussi communiquer avec les clients et les rassurer sur les solutions envisagées pour la prise en charge du calcul de paies.

L'état d'esprit du responsable paie, seul à gérer le service

Il est probable que le Responsable paie aime gérer un service tout seul. Il aime ce sentiment d’être indispensable et accepte l’organisation actuelle sans se projeter sur des situations de crise. Je l'observe autour de moi et je reconnais avoir eu moi-même ce sentiment. 

Se rendre indispensable peut être valorisant, mais le piège est de ne plus être libre de son temps et de devoir travailler pendant les congés. Le plus grand service que vous pouvez vous rendre à vous-même est de trouver l’organisation qui vous permettra de vivre sereinement les absences imprévues et de partir en congés l’esprit tranquille.

L'implication du dirigeant, son état de conscience sur le processus de paie

Dernièrement j’ai été sollicitée en urgence pour établir les paies d’une société dont la Responsable paie était malade, à l’hôpital depuis une semaine. Finalement elle s’est rétablie et a souhaité revenir pour faire les paies. C’est souvent le cas des responsables paie qui sont seuls sur un service, ils sont attachés à leur travail et se considèrent responsables.

Mais j’aurais pu intervenir et faire les paies grâce à l’implication du dirigeant. Il avait les mots de passe nécessaires, connaissait le fonctionnement du processus de paie, avait un logiciel de paie en Saas et était réactif à la demande des informations.

Les outils qui permettent d’organiser l’activité dans un service paie avec un seul responsable paie 

Aujourd'hui il y a le choix dans les logiciels de paie accessible en ligne. Un logiciel de paie accessible en ligne (SaaS) est un excellent choix pour un service paie avec un seul responsable paie. Ceci permet de donner rapidement accès à distance à un expert en paie en cas de besoin.

Si vous n'avez pas un logiciel de paie en SaaS, faites au minimum des procédures d'utilisation de votre logiciel de paie pour une prise en main rapide (création d'un salarié, génération des virements etc). Surtout si vous avez personnalisé votre logiciel, paramétré des rubriques spécifiques.

Quand j'ai pris mon premier poste en tant que gestionnaire de paie, j'ai eu accès à un classeur avec des procédures sur l'utilisation du logiciel de paie, avec des captures d'écrans. J'ai grandement apprécié car cela m'a permis de travailler sur le logiciel en attendant d'avoir une formation chez le fournisseur de logiciel de paie. Pensez à une personne qui ne connais pas du tout votre logiciel et listez les tâches les plus courantes à accomplir.

Afin de pouvoir partir sereinement en congés vous pouvez :

• proposer à certains clients une paie sans variables et de régulariser les variables sur le mois suivant. Certains cabinets qui ferme le mois d'aout pratiquent cette méthode. 
• faire en sorte que votre période d'établissement des paies ne dépasse pas le 1er du mois suivant
• ne pas accepter certaines modifications de paie après l'envoi des bulletins pour vous permettre d'établir la DSN rapidement. Surtout pour les variables de paie qui n'ont aucun impact ou qui ont peu d'impact sur le net à payer du salarié

Vous pouvez avoir déjà un répertoire avec ces mots de passe. Il faut aller plus loin et le partager avec votre dirigeant, lui indiquer le chemin d'accès du fichier qui répertorie les identifiants et les mots de passe. 

Les dossiers annuels et permanents doivent être organisés sur un serveur, dans une GED .N'oubliez pas d'y classer les emails importants, avec instructions, échanges, réponses de vos clients.

Vous voulez en savoir plus sur l'organisation de l'information de votre service paie? Lisez cet article sur la Bible de paie

Mettez en place un tableau Excel avec le suivi des paies et des déclarations à faire, les tâches mensuelles et trimestrielles à accomplir par dossier, avec les dates limites. Y inscrire tous les jours si la tâche a été effectuée, vous permet de voir les obligations restant à accomplir. Et en cas d’absence imprévue, la personne qui prendra le relais verra rapidement ce qui reste à faire.

Mettez en place des tableaux de variables structurés avec vos clients. Évitez la réception de plusieurs emails dans le mois avec des instructions de paie. En cas de reprise de la paie par une tierce personne, il y a de fortes chances qu’une de ces informations soit oubliée.

La fiche d'entreprise est un indispensable dans un service paie en cabinet comptable. Elle vous permet de retrouver rapidement : contacts, processus, documents à envoyer, les pratiques de l'entreprise etc.

Ce calendrier a de multiples avantages : avoir une vue sur vos disponibilités pour d’autres projets ; lors de l’arrivée de nouveaux dossiers, estimer la capacité de production ; visualiser les priorités ; pouvoir s’organiser en cas d’absence et anticiper les demandes des clients.

Ce type de calendrier vous permet également de demander exceptionnellement à vos clients de vous envoyer les variables plutôt, en fonction de leur date de paiement des salaires pour organiser votre départ en congés ou proposer des acomptes.

N’attendez pas d’être dans la situation de crise pour chercher le relais. Conclure un partenariat avec une société d’externalisation de paies vous permet d’anticiper le budget, des déterminer les modalités concrètes de collaboration et choisir à l’avance le partenaire qui vous correspond.

Tous ces outils qui peuvent grandement faciliter le travail et l'organisation doivent être connus par le dirigeant.

Créer ces outils mais être le seul à les connaitre et à savoir y accéder ne facilitera pas une prise en charge rapide et sécurisée lors de votre absence. Lors de votre retour, vous pouvez aussi reprendre plus facilement le travail si votre remplaçant a utilisé les mêmes outils et travaillé dans la continuité de votre organisation.

Montrez à votre dirigeant comment vous travaillez, les outils de suivi que vous avez. Cela valorise aussi votre travail.

Identifiez les outils que vous pouvez mettre en place de suite, les ressources dont vous avez besoin et discutez-en avec votre dirigeant. Expliquez-lui comment la mise en place de ces outils l'aidera à sécuriser la paie et assurer un service fluide, pérenne.

Utilisez-vous déjà une partie de ces outils? En avez-vous d'autres? 

Comment faites-vous pour gérer votre service paie quand vous êtes le seul responsable paie? Quelles sont vos difficultés?