La bible de paie – l’outil efficace pour structurer votre service paie

La bible de paie contribue à la sécurisation de la paie et la structuration du service paie en cabinet.  Elle s’appelle aussi le réglementaire de paie ou référentiel de paie. 

Peu importe son nom, c’est son contenu qui vous apportera un gain d’efficacité et la réduction du taux d’erreurs sur le service paie.

​Elle rassure les nouveaux gestionnaires de paie. Le responsable du service paie est assuré de l’uniformisation des traitements de paie et des procédures de son service.

En cabinet comptable, la bible de paie est d’autant plus importante dans une équipe avec des gestionnaires de paie qui travaillent sur un portefeuille de clients qui leur est attribué. J’observe souvent une tendance à traiter les paies et les demandes de clients selon les pratiques que le gestionnaire de paie a apprises ou rencontrées dans des emplois précédents. 

Formaliser les pratiques communes assure la continuité dans le traitement du dossier et un changement de responsable de dossier sans conséquences néfastes pour le client.

C’est l’avantage le plus visible une fois que la bible est construite et que l’habitude d’utilisation est ancrée.

Mettre à la disposition de tous les collaborateurs les mêmes modèles de courriers, des réponses à des problématiques récurrentes, des check-lists leur évite de faire des recherches à chaque fois que la question revient et leur permet de bénéficier du cerveau collectif, de la puissance des expériences réunies.

La bible de paie sera constamment alimentée avec des documents, réponses, outils efficaces sur des problématiques nouvelles.

Vous est-il déjà arrivé de voir dans un cabinet autant d’outils de contrôle de la paie que de collaborateurs ?

Les gestionnaires de paie viennent avec leurs propres outils de contrôle, dont ils ont l’habitude parce qu’ils les ont construits eux-mêmes ou parce qu’ils les ont appréciés dans un autre cabinet. Vous avez autant de mini bibles paie que de collaborateurs.

Choisir des outils de contrôle et de calculs communs vous permettra de :

• sécuriser les pratiques par la validation des outils
• prendre rapidement en main un dossier pour répondre à un client en cas d’absence d’un collaborateur
• faire évoluer les mêmes outils en cas de changements législatifs  

Le contenu de la bible de paie est un savant mélange de besoins des gestionnaires de paie et besoins du responsable du service.

Vous aurez des réponses lors de vos entretiens indispensables d’un service paie: les entretiens individuels avec chacun de vos collaborateurs et les réunions de travail.

Prenez des notes : 

• sur quels sujets les gestionnaires de paie se posent des questions ?
• quelles pratiques différentes de leurs précédentes expériences ont-ils identifiées ?
• ont-ils rencontrées de difficultés à leur arrivée ? Sur quels sujets?
• quelles problématiques rencontrées avec les clients deviennent récurrentes ?

Vous pouvez aussi mettre en place deux types de réunions :

• ​brainstorming – chacun émet des idées sur le contenu qui serait utile au service dans une bible de paie
• ​encadrée, pour choisir ensemble les idées prioritaires, réalisables

À vous de compléter cette liste en fonction de vos besoins et des spécificités de fonctionnement de votre cabinet.

L’adhésion et la participation de tous les collaborateurs du service paie sont importantes pour bien réaliser la bible de paie.

Les utilisateurs rédigent les notes, choisissent les outils communs à utiliser, créent de nouveaux outils.

1. Organiser une réunion pour annoncer le projet et discuter sur le contenu

• Déterminez les grands chapitres de la bible de paie, les modalités de stockage et d'accès. Exemple de chapitres :

• ​Choisissez vos priorités /objectifs : uniformiser les pratiques, rassembler les modèles pour gagner du temps, écrire des procédures, etc.
• Listez les sujets que vous allez traiter dans votre bible de paie

        2. Analyser l’existant

• Rassemblez l’existant par chapitres/ sujet
• Demandez à vos collaborateurs de partager leurs outils de contrôle, de calcul. Choisissiez ensuite ceux qui vous paraissent le plus adaptés à votre activité ou combinez des outils
• Réalisez des fiches par sujet identifié
• Fixez-vous un objectif par semaine

Il sera difficile de donner une date limite pour finir la bible de paie, car elle n’est jamais finie et vous découvrirez des besoins nouveaux au fur et à mesure.

Les collaborateurs qui vont en formation peuvent également alimenter la bible de paie avec des outils et des informations.

          3. Validation des fiches/ outils

• Déterminez les critères de validation des fiches. Exemples : niveau de compréhension (un junior doit la comprendre), difficultés des outils (Excel, word avec des fonctions simples ou complexes, etc.), niveau d’explication de l’outil
• Déterminez qui valide les fiches : lecture collective, lecture par un collaborateur identifié, lecture par le responsable du service, etc.
• Corrigez, améliorez, validez les fiches

Une bible de paie s’actualise régulièrement. Le réglementaire de paie évolue constamment. Inscrivez dans chaque fiche et/ou tableau le nom du rédacteur et la date. Ainsi la personne est responsable de la mise à jour et informe les autres collaborateurs des éventuelles modifications.

Vous vous interrogez peut-être s’il est pertinent de faire une bible de paie quand il y a un seul responsable paie dans le service.

​La réponse est oui, d’autant plus. Un service paie en cabinet comptable géré par une seule personne est fragile sans une bible de paie.

Vous manquez de temps ? Commencez par créer sur le serveur ou dans votre GED (gestion électronique de document) un dossier Bible de paie et y rajouter un exemple des documents que vous utilisez, des réponses que vous faites à vos clients sur des sujets récurrents (mémo sur la rupture conventionnelle, le prix pour un service que vous proposez avec le détail du service, etc.), des choix que vous avez fait sur certaines pratiques de paie (calcul de l’absence), formulaires.

​Les gestionnaires de paie sont sensibles à la désorganisation d’un service paie. Rassurez-les avec des procédures claires et facilement accessibles.

Mettre en place une bible de paie ne remplace pas l’accueil et l’accompagnement des nouveaux collaborateurs. Ils auront toujours besoin de votre accompagnement et supervision, en fonction de leur expérience.

Présentez-leur la bible de paie et incitez-les à vous remonter les questions qu’ils ont et pour lesquelles ils ne trouvent pas des réponses dans la bible de paie. C’est le meilleur moyen d’identifier de nouveaux sujets pour votre bible de paie et d’identifier les fiches et/ou tableaux qui ne sont pas suffisamment clairs.

Mettez en place une bible de paie ​pour ​bénéficier de ses ​​avantages :

Avez-vous une bible de paie dans votre service ?

Quelles sont, selon vous, les informations qui doivent impérativement se retrouver dans une bible de paie en cabinet comptable?