3 outils incontournables pour la sécurisation du service paie en cabinet comptable


Un logiciel de paie performant n’est pas un gage de sécurisation du calcul de la paie. Le facteur humain dans le paramétrage et la gestion du logiciel est primordial.

Néanmoins, un logiciel de paie performant est une première condition pour avoir des bases saines et gagner du temps dans le contrôle. Le choix d’un bon logiciel de paie est une première étape à ne pas négliger. 

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de paie ? 

Un bon logiciel de paie installe automatiquement les mises à jour légales et conventionnelles, il est simple d’utilisation et permet de gagner du temps lors des régularisations de paie, des contrôles et des envois de déclarations sociales. Un bon logiciel de paie est évolutif et réactif aux changements réglementaires.

La maîtrise du logiciel de paie par les collaborateurs est importante. Un logiciel de paie connu uniquement dans ses fonctions de base ne permet pas à l’équipe de sécuriser la paie. La formation des collaborateurs sur toutes les fonctions du logiciel et ses mises à jour est primordiale. Un logiciel de paie non maîtrisé augmentera le coût de production par le temps supplémentaire passé à contrôler et à accomplir des tâches qu’il peut réaliser lui-même, mais dont le collaborateur n’a pas connaissance. 

La bible des procédures de paie

C’est un document de référence ou un dossier qui précise en détail, par écrit, les procédures de paie utilisées au sein d’un service, des règles techniques et opérationnelles mises en œuvre.

Il sert de mémento au personnel affecté à la gestion de la paie.

La bible de paie est un moyen de s’assurer de la cohérence de vos pratiques de paie. Elle contient :

• les outils de contrôle utilisés par le service (tableaux de contrôle, formules de calculs, simulations, etc.)
• les fiches maquettes à utiliser par chaque collaborateur pour demander des informations aux clients
• des modèles de réponses faites sur un sujet, d’information, etc.

La bible de paie permet :

• d’éviter la désorganisation générée par le départ d’un collaborateur ou par une absence prolongée
• de se servir comme support de formation pour l’intégration d’un nouveau gestionnaire de paie

Les services paie attendent souvent d’avoir un nombre de collaborateurs importants pour mettre en place la bible de paie, ce qui génère plus de travail et de difficultés. Prendre l’habitude de préciser ses pratiques même lorsqu’une seule personne gère la paie, évitera la démotivation et le report de la rédaction de cet outil lorsque le nombre de collaborateurs aura augmenté.

Pour en savoir plus concernant la bible de​s procédures de paie lisez cet article.

La documentation 

Avoir des abonnements à la documentation sociale est un bon début. L’organiser efficacement est une étape primordiale.

Un responsable de service paie qui reçoit tous les jours des alertes sur la paie, l’administration du personnel, les ressources humaines, la formation a l'impression  de ne rater aucune information. Il peut recevoir aussi des guides et revues mensuelles par courrier, en plus de la documentation électronique. Mais c’est contre-productif. 

Voici comment utiliser efficacement la documentation sociale :

Bien sélectionner ses sources

Comment sélectionner ses sources?

• Testez les outils, utilisez les versions d’essai gratuit. Demandez une démonstration des fonctionnalités de l’outil.
• Prenez soin de couvrir l’intégralité des besoins liés à la paie : les bases de la paie, l’actualité, les conventions collectives, la jurisprudence, des outils de calcul

Ayez au moins 2 sources différentes pour comparaison des interprétations des textes législatifs. L’interprétation d’une source peut être plus claire qu’un autre pour vous. Ou un exemple cité par une source vous aidera grandement. 

Participez à des événements comme La journée nationale de la paie, La journée nationale du club social de l’ordre des experts-comptables. 

Prévoir un temps pour la veille sociale

Disposer d’une bonne documentation ne suffit pas. Elle doit être lue et partagée. 

Prévoyez et assurez-vous que les collaborateurs ont un temps suffisant pour faire des recherches et se documenter.

La réunion d’information est un autre temps à prévoir. Elle est nécessaire pour s’assurer de la bonne interprétation de l’actualité et sa mise en pratique de façon uniforme par les gestionnaires de paie.

Utiliser efficacement ses sources

Pour éviter de multiplier les recherches sur le même sujet, il est possible de :

• sauvegarder ses recherches à l’intérieur des dossiers créés dans l’outil de veille
• faire un recueil de recherches, études sur des informations récurrentes ou sensibles

Vous pouvez créer une synthèse mensuelle de l’actualité ou vous abonner à des services qui vous proposent cette synthèse.

Une documentation efficace ne remplacera pas la formation continue. La formation permet de connaître et maîtriser les spécificités de certains secteurs d’activité (« Hôtels cafés restaurants », « bâtiment », etc.), d’acquérir des techniques de communication et de paie.

J’ai de la gratitude d’avoir rencontré dans mon parcours professionnel des managers qui ont compris l’importance de se former et qui m’ont fait confiance pour choisir les formations dont j’avais besoin. 

Et vous, quels outils efficaces vous utilisez dans votre service paie?